lundi 19 octobre 2009

Compte rendu du Comité d'Organisation du 1er octobre 2009

PRESENTS :

Maryse THOMAS, Monique VIGNAUD, Arlette CELERIER, Michel BOULANGER, Alain FRADET, Robert BIGAUD, Georges GAUDY, Anne-Marie BROUAZIN, René BROUAZIN, Michel VIGNAUD, Jackie GAYOUT, Norbert CELERIER, Michel BRISSAUD, Philippe DARDANT, Patrick DZUGAN, Patrick D’HAUSSY, Jean-Pierre NEYMOND, Robert JUSSEAUME, Agnès BOULANGER.

EXCUSE : Joël GROS.



COMMUNICATION

La mise en place des banderoles publicitaires serait plus judicieuse le vendredi..
Pour l’avenir, il faudrait quantifier le nombre de banderoles, de flammes et se concerter avec les partenaires pour définir leur emplacement, le nombre et leur forme d’exposition.
Une équipe logistique plus étoffée, pour cette communication, doit être mise en place pour 2010.
Prévoir l’envoi d’affiches format 21x29,7 dans tous les Aéroclub.
Donner les informations le plus tôt possible dans toutes les revues spécialisées.
Cette année, les affiches ont été mieux réparties par secteur. Il faudra cependant, penser à aller au-delà des frontières départementales.
Jean-Marie nous demande pour 2010 750 flyeurs et 100 affiches.
Revoir la présentation des affiches jaunes et remplacer LIBRE par GRATUITE.
Le magasine INFO n’a pas donné de bonne présentation de la manifestation parce que la rédaction souhaitait être payée. Donc pas d’info.
La presse écrite, dans l’ensemble, a été très généreuse dans ses articles.


SECURITE

Le samedi a été très difficile à gérer, le nombre de bénévoles n’était pas suffisant. Il faut reconnaître que les visiteurs du samedi sont venus très nombreux.
Se rapprocher de M. Faurand pour avoir la possibilité d’utiliser le champ qui se situe en face du site pour l’utiliser comme parking. Prendre l’arrêté des différents stationnements dès le vendredi soir. Cela éviterait aux camping-car de stationner depuis le vendredi.
Poser les barrières tout droit et de façon plus rigoureuse au niveau de Gam Vert. Fermer le voisinage et délivrer des laisser passer pour les riverains.
Le parking pour handicapés serait mieux adapté en le plaçant plus près des avions.
Le parking motos est très bien vu, aucun problème.
Encore cette année, des spectateurs se trouvaient en face la piste de démonstration ce qui est interdit. Situation à approfondir pour plus de sécurité.
Pour l’année prochaine, le tracé au sol du parking en face du P.C. sera réalisé ce qui facilitera le stationnement.
Cette année, les spectateurs sont venus en masse et sont tous repartis en même temps, ce qui provoque des bouchons très important pour le retour.
Les gilets jaunes, utilisés par les parkeurs, seront à identifier différemment pour 2010 afin d’éviter à certains de se transformer en bénévoles.
Deux P.V. ont été mis par la gendarmerie pour des automobilistes non respectueux de la signalisation et des rappels qui leurs ont été formulés.
Eviter d’utiliser les sirènes pendant la manif cela peut être interpréter par l’arrêt de la manif. C’était une faute de transmission à ne pas recommencer.
Les félicitations du Commandant de la gendarmerie de Saint-Junien.
Gros problème de sono, inefficace sur la moitié du site. Denis notre présentateur n’a pu être apprécié à sa juste valeur.


SOUSCRIPTION

Lors de l’exposition au magasin Carrefour, Jean-Marie a regretté le manque d’informations techniques sur le COUYAUD. Il faudrait aussi davantage de bénévoles pour lui venir en aide.
Dans l’ensemble la vente des billets a été satisfaisante.
Monsieur Thouzinaud souhaite faire une journée écrivains.
Question de Jean-Marie : la vente des billets pourrait-elle servir à faire venir un avion ?


Alain FRADET

L’exposition a été très agréable et appréciée de tous les clients de Carrefour.


LOGISTIQUE

La semaine de préparation qui a duré 5 jours, a occupé 24 bénévoles. Le mercredi, journée où les poteaux étaient à implanter, nous étions très peu mais c’était une mauvaise appréciation du travail. Cependant, le travail s’est réalisé sans trop de difficultés.
Le vendredi, nous étions 21 sur le site et tout a été bouclé pour 17h00. Sauf les banderoles . Il faudra bien identifier les besoins pour 2010
Pour le démontage, le lundi, nous étions 21 personnes.
Des fils de fer se retrouvaient sur le sol suite au démontage de la sono. Penser à les ramasser systématiquement lors du démontage l’année prochaine.
Un équilibrage des phases a été fait, pas de problèmes de panne électrique. Deux groupes électrogènes étaient en secours.
W.C. : revoir le nombre de cabines avec deux emplacements différents. S’assurer du bon fonctionnement et vérifier que les produits d’entretien aient été bien mis. Penser à mieux flécher ce « petit coin »
Le carré V.I.P. est très peu utilisé, repenser son utilisation après la réception des partenaires. Possibilité de mettre des chaises pour les personnes qui souhaitent rester assises. D’autres idées peuvent être mises en avant ne pas hésiter à nous en faire part.
Repenser l’accueil des partenaires qu’il soit plus formel. Donner plus d’importance à leur présence.




MEDECIN

Ce serait plus confortable d’implanter l’infirmerie dès le vendredi soir afin de pouvoir répondre aux interventions de première heure. Si le vendredi l’emploi du temps ne le permet pas ce poste doit être traité en priorité.


AEROCLUB SAINT-JUNIEN

L’orchestre et la sono sont à revoir pour l’année prochaine . Les commentaires et la musique ne passaient que partiellement sur le site. Une possibilité se trame pour 2010 et le problème sera résolu .
Les repas externes étaient beaucoup trop cher.
Pour l’année prochaine, y aura-t-il la possibilité d’organiser des vols en U.L.M. ? Cette question est à réfléchir, il faut regarder dans les documents si cela est possible.


VISITES DES AVIONS

Le manque d’effectifs du samedi a généré une file d’attente très importante. Prévoir peut-être 2 files, une pour les photos et l’autre pour une approche plus technique . Les visites sont à conserver c’était un moments très fort, le contact avec les pilotes est à renouveler. Pour cela, il faudra repenser l’organisation et plus particulièrement gérer le temps consacrer pour ces visites. Prévoir la dernière visite à 13h30 et mettre plus de bénévoles.

HEBERGEMENT

Cette année il y a eu 41 pilotes . 15 d’entre eux ont été hébergés dans les gîtes de Pérahoux et 21 ont été reçus chez les bénévoles.


INTENDANCE

Les prévisions ont été beaucoup trop justes mais nous avons été surpris par les visiteurs, très nombreux du samedi.
Il faut absolument que le poste grillades soit mieux géré. Manque de bénévoles, prévoir un deuxième poste grillades, tout cela à l’abri du vent et du soleil.
La livraison des boissons serait mieux le vendredi soir cela nous libèrerait le samedi matin pour répondre aux surprises de dernière minute.
Pour les buvettes, l’année prochaine deux tireuses par poste seront indispensables. Pour le poste qui se trouve plus vers l’entrée, un réfrigérateur est à prévoir.


PARKEUR

L’effectif était suffisant, 12/ 14 bénévoles, l’affectation est à revoir.
Conserver les 2 allées, les avions ne se croisent pas et c’est très bien.


VOLS

Gestion au sol très respectée. L’intégration des jeunes en formation du B.I.A. (Brevet d’Initiation en Aéronautique) avec G. Faupin, est une très bonne idée à renouveler.

1 commentaire:

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